Wir ändern unsere Datenübermittlung

Warum sehen wir die Notwendigkeit dazu?

Tagtäglich generieren wir für Sie als unseren Kunden eine Vielzahl an Daten. Diese werden in unseren Prüfberichten und Beratungen zusammengefasst und Ihnen zur Verfügung gestellt. Bisher nutzten wir dazu eine sichere, aber unelegante Methode: passwortgeschützte PDF-Dateien. Der Vorteil lag auf der Hand: Die Datei wurde per Passwort geschützt und konnte einfach per E-Mail versendet werden.

Es stellte sich jedoch heraus, dass die Weiterverarbeitung innerhalb der Firmen unserer Kunden – besonders ab einer gewissen Größe – problematisch werden konnte, da Passwörter natürlich nicht ohne Weiteres mitgeliefert werden können.

Unser Prüflabor ist nach der DIN EN ISO 17025:2018 akkreditiert. Ein Punkt dabei ist das Handling und die Übermittlung von sensiblen Daten per E-Mail. Das Senden von ungeschützten Anhängen (z.B. Prüfberichten) ist so nicht mehr gestattet. Eine Datei muss mindestens einen eigenen Schutz aufweisen. Zudem sind solche Dateianhänge fast immer mit persönlichen Daten versehen, somit greift auch die DSGVO. Die E-Mail ist unzweifelhaft eine schnelle und angenehme Art Daten zu versenden, stößt in unserer heutigen Zeit jedoch auf ihre Grenzen.

Deshalb haben wir uns zu dem Schritt entschlossen unsere Datenübermittlung anzupassen und zeitgemäße Kommunikationswege zu beschreiten. Einmal eingerichtet, wird es den Austausch auch sensibler Daten zwischen Ihnen und unserem Labor beträchtlich erleichtern.

Wie heißt diese Lösung?

Wir setzen seit dem 01.09.2020 auf ein cloudbasiertes System. Es nennt sich your drive und basiert auf dem sehr sicheren Nextcloud-Code. Der vollständige Quellcode steht der Öffentlichkeit zur Verfügung und lässt sich auf Sicherheitslücken hin einsehen.

Schon lange wickeln wir unsere Rechnungs- und Fakturierungsdaten über das Datev-Rechenzentrum in Nürnberg ab. Es gehört nicht nur zu den sichersten seiner Art weltweit, sondern auch zu den leistungsstärksten.

Deshalb war es nur eine Frage der Zeit für uns auch das wichtige Thema „vertrauensvolle Kommunikation“ sicher zu gestalten. Der Zeitpunkt ist gut gewählt, denn im Juli 2020 hat der EuGH auf bestehende Sicherheitslücken vieler internationaler Clouddienste hingewiesen, die nicht mehr DSGVO-konform behandelt werden. Oftmals wissen wir nicht, was mit unseren Daten passiert, wo sie landen und wer sie einsehen kann. Mit dieser Lösung behalten wir die volle Kontrolle, und erfüllen selbst die höchsten Sicherheitsstandards.

Wie funktioniert your drive?

Das Prinzip der Nutzung ist denkbar einfach: Wir erstellen einen Ordner, auf den ausschließlich Sie und wir als Ihr Prüflabor Zugriff haben. Selbstverständlich ist dieser Ordner nach aktuellsten Standards geschützt. Jede Datei, wie zum Beispiel Ihr Prüfbericht, wird dort hochgeladen. Da der individuelle Passwortschutz bei diesem Konzept entfällt, können Sie Ihren Bericht sauber auf Ihr System herunterladen und weiterverarbeiten, ohne sich Gedanken um übermittelte Passwörter zu machen.

Dabei müssen Sie auch nicht auf Mobilität verzichten. Wir alle schätzen die Möglichkeit unterwegs Daten abzurufen und zu bearbeiten, und selbst in der aktuellen Krise reisen wir zu zahlreichen Terminen quer über den Globus. Die E-Mail ist diesbezüglich sehr komfortabel, deshalb steht Ihnen your drive selbstverständlich über jeden Webbrowser und auf jedem Endgerät zur Verfügung. So haben Sie jederzeit Zugang zu Ihren Daten, Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung.

Wie bekommen Sie Ihren Zugang?

Sicher fragen Sie sich, wie Sie Zugang zu your drive bekommen können. Diesen richten wir Ihnen automatisch ein, sobald Sie unsere Dienste als Prüflabor das nächste Mal in Anspruch nehmen. Sie müssen also nicht von sich aus tätig werden.

Nach der Einrichtung bekommen Sie eine Nachricht von uns, in der sie dazu aufgefordert werden ein Passwort für Ihren Zugang zu vergeben. Ab sofort haben Sie Ihren eigenen sicheren Zugang zu your drive, und alle zukünftigen Daten können bequem auf diesem Weg ausgetauscht werden. Dabei lässt sich jederzeit frei bestimmen, ob nur Sie, oder auch Mitglieder Ihres Teams Zugriff haben dürfen. Manche Projekte sind vielleicht abteilungsübergreifend, andere nur für Einzelpersonen bestimmt. All das ist jederzeit editierbar und wird manuell verwaltet.

Natürlich können wir Ihnen den Zugang auch jetzt schon einrichten. Laden Sie dazu einfach diese kurze PDF herunter, füllen sie diese aus und senden sie an uns zurück. Wir kümmern uns um den Rest.

Welche Alternativen habe ich?

Das Prüflabor Weber & Leucht hat sich schon seit vielen Jahren mit einem spezialisierten Dienstleister zusammengetan, der your drive als sehr sicher eingestuft hat. Die simple Tatsache, den hohen Ansprüchen der DIN EN ISO 17025:2018 und der DSGVO gerecht zu werden spricht schon für your drive.

Sofern Sie auf eine andere Datenaustauschlösung angewiesen sind, bieten wir IHnen gerne folgende Möglichkeiten an:

• Wir werden eine Übergangsfrist für unsere Kunden einrichten, die vorrübergehenden Datentransfer per E-Mail zulässt.
• Nach dieser Frist steht Ihnen dann entweder your drive zur Verfügung, oder wir nutzen den als sicher eingestuften Alternativweg und senden Ihnen Dokumente postalisch oder per Fax zu.
• Vielleicht haben Sie auch ein eigenes System, und hätten Ihre Daten gerne darüber eingespielt – das ist natürlich kein Problem. Die Sicherheit Ihrer Dokumente steht bei uns an oberster Stelle.

Sie haben noch Fragen?

Wenn Sie noch Fragen haben, oder Ihnen ist noch ein Punkt unklar? Dann schreiben Sie mir, ich helfe gerne weiter.